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作業効率アップ!WEB担当者の為のメール管理術

1日中、ひっきりなしにくるメール。WEBサイトを運営していると、メールが1日数百件になったりする事があります。未読のまま放置してしまっていたり、メールの対応に一日追われたり、悩まれている方も少なくないのではないでしょうか。そんなWEB担当者の方に、どうやって効率的にメールを対応していけばよいか管理術を紹介します。

【Gmailデフォルト機能】

Gmail上で既存に設定されている機能がいくつかあるので、代表的なものを挙げておきます。

ラベル

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メールを「フォルダ」に移動するのではなく、「ラベル」をつけて、カテゴリ別に分類できる方法です。事前に定義したラベルに、受信したすべてのメールを振り分けていきます。ラベル数を増やしすぎると、管理が難しくなるので、注意が必要です。

アーカイブ

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用件が済んだメールを「受信トレイ」から、「アーカイブ」に送ることができます。「アーカイブ」されたメールは削除されるのではなく、「すべてのメール」に保存されます。

POP3のメールアカウントを追加

複数のメールアカウントと、PCやタブレットなど、いくつかのデバイスを利用している場合、Gmailで一元管理をしてくれます。Gmailに3つのポップアカウントを取り込むだけで、メールの送受信を一括で行えるようになります。

メール転送とPOP/IMAP

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OUTLOOKなど、ほかのメールソフトでも送受信ができます。「POP」ではインターネットに接続していなくても、メールを読むことが可能。

【Gmail Labs】

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既存のデフォルト機能だけでなく、さまざまな拡張機能があるのが「Labs」です。実験的な機能をテストする場所ということもあり、機能は豊富にありますが、随時アップデートされます。いつかの機能を紹介しておきます。

スマートラベル

一括送信メール/通知メール/フォーラムメールなどを受信した場合、各カテゴリのラベルに自動的に振り分けられます。

未読メッセージアイコン

受信トレイ内にある未読メッセージの件数が、アイコンに表示されます。

既読ボタン

ボタン1つで既読にすることができます。メールをわざわざ開かなくてもいいので、手間が省かれます。

マルチ受信機能

好きなメールグループを受信トレイに並べて一覧表示できる。

送信取り消し

誤ってメールを送信した場合、数秒以内であれば、メールの送信を取り消すことが可能です。設定から5秒、10秒、20秒、30秒を選ぶことができます。

プレビューパネル

プレビューパネルの表示。メールの本文をスレッドリストの隣で読むことができるため、メールの読みやすさがあがります。

ほかにも「Gmail Labs」の機能を用いて、自分仕様にカスタマイズしてみてください。

【Thunderbird】

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Thunderbird」は、Firefoxで有名なWEBブラウザー「Mozilla」に搭載されている無料メールソフトです。GmailYahoo!MailWindows LIVE Hotmailにも対応しており、アカウントをそのまま利用することができます。
機能としては、

メール振り分け機能

各フォルダに、受信メールを設定条件によって、自動振り分けをする機能です。

アーカイブ

受信したメールを受信BOXから削除し、別フォルダに保存します。

メール検索

すべてのアカウント・フォルダからメールを検索したり、特定のフォルダ内で検索したりできる機能です。また検索結果をフォルダにすることも可能。

学習型迷惑メールフィルタ

迷惑メールを自動判別する機能。

Moz Buckup

Thunderbird内のメール、アドレス、個人設定などすべてのデータを別のPCに移行します。

ほかにも便利で、使いやすい機能が充実しているユーザーインターフェイスなメールソフトです。

【Rightinbox】

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Rightinbox」は、Gmailの予約投稿ができるフリーツールです。メール送信のスケジュール設定、自動再送信など、大切なメールのうっかりとした送り忘れをなくす機能。同様のツールでBoomerang for Gmailもあります。

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【マインドセット(心構え)】

さて、今まではメール管理のためのツールやソフトをご紹介してきましたが、そもそも日々のメールを対応していくために必要な心構えを、最後にお伝えしておきます。

定期的にメールチェックをする

受信したメールをチェックする時間を決めておきます。例えば、あらかじめ決めた時間に、15分程度で対応していきます。頻繁にメールをチェックするのは、良いようにも思えますが、もし新しいメールが来るたびに、メールを開いていると、時間も手間もかかり、効率が悪くなってしまいます。

優先順位を決める

メールによって優先順位が異なります。どのメールが、自分にとって重要かつ緊急かを見極めながら、処理をしていきましょう。優先順位を仕分けずに対応をしていると、業務の生産性が低下していく可能性があります。まわりの状況に振り回されず、かつ優柔不断にならずに、優先順位を決めてメールの対応をしていくとおススメします。

WEB担当者の為のメール管理術

ツール 詳細
Gmailデフォルト機能 メールに「ラベル」をつけて、振り分ける機能や、用件済みのメールを受信トレイから移動される「アーカイブ」、複数のメールアカウントをGmailで一元管理する「POP3」など。
Gmail Labs 実験的な機能をテストする場。好きなメールグループを受信トレイに並べて一覧表示できる「マルチ受信機能」。誤ってメールを送信した場合、数秒以内であれば、メールの送信を取り消すことが可能な「送信取り消し」といった機能が充実。
thunderbird 「Mozilla」に搭載されているメールソフト。GmailやWindows LIVE Hotmailにも対応、アカウントをそのまま利用可能。メール振り分け機能や、
迷惑メールを自動判別する機能がある。
Rightinbox Gmailの予約投稿ができるフリーツール

メールの対応は、一日の仕事の中でも結構な割合を占める作業です。ここが効率化出来れば仕事が捗ります。ご紹介してきた方法を、ぜひ活かしてみてください。

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この記事を書いた人

投稿者
井上 博登

1980年・大阪生まれ、大阪育ち。立命館大学を卒業後、新卒でヤフー(株)に入社。
1年後に中山(代表取締役)と共に(株)セルバを起業。

見た目は営業、実態は「利益を出すこと」に徹底的にこだわるグロースハッカー。
費用を掛けず、いかにサイトの成果を上げられるのか、日々研究&実践している。

プライベートの趣味は旅行・バスケ・映画鑑賞。 二児のパパ。

セルバではWEBシステム開発からスマートフォンアプリ開発、デザイン、企画/マーケティングまでいかにコストを掛けず、成果を高めるのか研究し実践しています。企業、店舗のWEBシステム/アプリ開発のお手伝いさせていただいておりますので「WEBシステムの開発」「アプリ開発を依頼したい」「既存サイトのアプリ化」「サイト/アプリからの集客を増やしたい」など新規開発やリニューアルにご興味のある方は、ご相談だけでも構いませんのでお気軽にお問い合わせください。

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