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WEBリニューアルのコンペが失敗する理由【社内調整編】

自社コーポレートサイトやサービスページの全面サイトリニューアルを行う際、社内調整のまずさが原因でコンペに失敗した経験はありませんか?

 

WEBサイトのリニューアルを行う際、どんな制作会社に依頼してよいか分からない時や複数の視点からの提案を希望する場合、コンペを利用することもあるでしょう。

 

今回は、現場で起きてしまった会社員のAさんが経験したトラブルの実例をもとに、WEBリニューアルのコンペが失敗してしまう原因と対策を見ていきましょう。

 

社内優先度がバラバラ、全体を統括できない

関わっていた業務経験を評価され、自社のコーポレートサイトの全面リニューアルの担当を任されました入社4年目のAさん。

複数のWEB制作会社に声をかけ、コンペ前の打ち合わせに参加してもらうことにしました。

 

Aさんは制作会社との打ち合わせの前に、各部署の担当者に声をかけ事前にインターネットでテンプレートを準備した提案依頼書(RFP)を忘れず記入し準備万端のつもりでいます。

 

事件は、打ち合わせの中でサイトリニューアルの希望要件を説明している時に起こりました。

 

A:……以上が、弊社が希望するサイトリニューアルの要件となります。

B:ちょっといいですか?

Bさんは、サービスの営業部隊が集まる部署に所属する担当者です。

 

B:もっと、私たちの部署の内容を充実してほしいんだけど…。

A:えっ。でも、事前の打ち合わせでは特に要望はないと言っていませんでしたか?

B:あの時はセールの時期で通常業務で精一杯だったんだよ。ね、何とかなるよね、制作会社さん?

 

黙ってふたりの様子を聞いていた新規開発室のCさんが口を挟みます。

 

C:ちょっと待ってください。私たちが今作っている新製品の発売日はサイトリニューアルに合わせていただんです。要件が増えてスケジュールが変わってしまうと困ります

A:……。

 

 

制作会社との打ち合わせの場で、事前にヒアリングしていた社内意見が割れてしまう状況。

ですが、Aさんにはその場を収めるための判断基準がなかったため、社内で再検討することになりました。

 

制作会社には再度来社いただく手間になってしまうことを詫び、その日の打ち合わせは仕切り直しとなりその日を終えたAさんは、この日の失敗を振り返ります。

 

Aさんはこの場合、どう対処するべきだったのでしょうか?

 

制作が始まると、計画に変更が生じることも

 

実際にサイトリニューアルの制作が始まりだすと、当初の計画から変更が生じるケースはしばしば見受けられます。

 

そういった時こそ、要素の優先順位をあらかじめ定めておくことが重要になってきます。

 

具体的な優先順位が決まらない場合も勿論考えられます。

最低限の判断材料として

  • 納期
  • 予算
  • コンテンツの作成順番

の優先度を定めておくとよいでしょう。

 

この優先度があれば、

  • 差し迫った状況でスケジュールを優先するのか
  • お金をかけてでもサイトの充実に費やすべきか
  • コンテンツの作成順番を守らなければならない納期で区切り、アップデートという形で制作するのか

といった様々な解決プランが見出せるからです。

 

部門担当者の認識違いで会議の場で仕様が二転する

複数の部署が絡む企業ページのサイトリニューアルとなると、人選も重要になってきます。

 

Aさんは関係部署の担当者へWEB制作会社の打ち合わせに同席するように依頼しました。

関係部署の現場担当者が一番サービスの詳細に精通していると考えましたが、ここに大きな落とし穴があることにAさんは気づきませんでした。

 

サービスの営業部署に所属する現場担当者であるBさんの元にAさんが向かいます。

 

A:Bさん。サイトリニューアルの件で少し質問があるのですが。

B:いま大丈夫だよ。ああ、この前の打ち合わせの件だね。

A:はい、実は……。このようにしたいと思っています。

B:うん。それなら部署内もOKでると思うよ。あとで私から上司のDさんに言っておくよ。

A:本当ですか、助かります。

 

そこへ、通りかかったDさんが二人へ声をかけます。

D:珍しいね、Aさん。何の話をしているんだい?

B:サイトリニューアルの件で、ウチの部署のページに掲載する内容を決めていたんです。

A:はい、何度かBさんに確認いただいて、この内容で再度コンペで依頼しようと思うんです。

D:なるほど。サイトリニューアルの話は知っているが私は内容については一切知らないなあ。
責任者の確認を通さずに進めてしまっていいのかい?

B:……。

A:……。

 

実はDさん。
事前にサイトリニューアルについてBさんから詳しく報告を受けておらず、その後の動きを気にしていました。

ちょうど担当者のAさんが部署へ訪れていたので、念のために確認を取ったところ上手く部署内で情報共有できていないことが分かりました。

 

部門の担当者と統括者では視点の広さが違う

最前線の現場で働くBさんに聞けば、サイトに掲載するサービスの内容を網羅できるでしょう。

しかし、部署内での伝達をBさん任せにするのは好ましくありません。

 

この場合、Aさんはまず部署のキーマンであるDさんにサイトリニューアルの話をして、その後現場担当者のBさんと詳細を詰めるといった、話をする人の順番に気をつけるべきでした。

 

管理者であるDさんは忙しくなかなか捕まらないかも知れません。

しかしキーマンであるDさんを先に抑えておけば、まず問題がないでしょう。

 

BさんとDさんの間で情報共有が上手くいっていないと感じた時であっても、Dさんに初めに話をつけているのでAさんが報告をBさん任せにするリスクを軽減することができます。

 

Aさんが担当者のBさんを飛ばしてDさんに確認をとったとしても、もともとDさん経由の案件になるのでBさんに気を使う必要はありません。

 

サイトリニューアルの際は社内の各部門のキーマンを巻き込むことが失敗を防ぐために重要なポイントといえるでしょう。

 

 

決済者の事前確認にミス、作業の巻き戻しが発生

ようやく各部門の責任者への確認も取り、問題なく進むと思っていた矢先。

Aさんは、今回のサイトリニューアルの決済者である事業部長の確認が取れていないことに気づきました。

 

出張や会議で多忙な部長は席を空けていることが多く、Aさんは机の上に制作会社から届いたコンペの提案資料を置き、確認依頼のメールを送るのみで事業部長と直接話をする機会がありませんでした

 

すでに制作会社との打ち合わせが終わり、コンペで上がってきた中から各部門の中で選んだ1案に決めようとしていた段階でした。

 

最終確認のつもりで事業部長に選定予定のものを見せたところ、「ブランドイメージとデザインが全く違う」という指摘が入り、結事業部長を交えた社内選定会議を再び開催する結果になってしまいます。

 

事業部長は予算や大まかなスケジュールは認識していたが、デザインイメージやサイトコンテンツの大枠などは見られていなかったのです。

 

 

社内には先方が作成した提案資料があったが、ページ数が膨大で決済者には不要とも思われる詳細な要件も入っていたため、目を通されることはありませんでした。

 

ここでのAさんの失敗は、事業部長は「制作会社から届いた提案資料を読んでいる」と勘違いしていたことでした。

 

これを防ぐためには

  • 決裁者向けの資料で確認を取る
  • 「コスト」「スケジュール」「大枠のデザインとコンテンツ」を少ないページでまとめる

方法が考えられます。

 

時間がない決済者向けに、多くても5ページ以内の資料で最低限判断に必要な情報が入っている資料を見せ、意見を求めます。

もし、詳しく質問が出て来れば、そこではじめて詳細な資料を渡しながら、責任者の疑問を解決するページを示します。

 

コンペに参加する制作会社にとってAさんの会社はどの様に見えるでしょうか。

制作要件が二転三転し、度重なるミーティングへの招集、さらには当初のスケジュールから大幅に変更が発生したので、印象もよくなかったと推測されます。

 

日本ではコンペ参加に対するフィーという考えは浸透されていないため、この拘束時間は全て制作会社の負担になっている現状です。

これでは制作会社の負担がかかり、次回以降コンペに参加してくれない可能性も高まってしまいます。

 

コンペを実施する前の段階でいかに社内調整と準備を行うかがコンペ成功の鍵になるでしょう。

 

まとめ

トラブルで余計な工数を使ってしまうよりも、制作するサイトのクオリティアップや内容の充実に時間をあてたいところです。

 

Aさんの会社で起きたトラブルの実例から、サイトリニューアルのコンペにおいて社内調整をうまくまとめる3箇条として以下があげられます。

 

  • リニューアルの優先順位を付ける
  • 社内の各部門のキーマンを巻き込む
  • 決裁者向けの資料で確認を必ず取る

 

報告・連絡・相談はビジネスの基本ですが、特に複数の人員が関わってくるサイトリニューアルでは社内調整にもしっかりと時間を費やすことが失敗しないポイントになります。

 

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この記事を書いた人

投稿者
井上 博登

1980年・大阪生まれ、大阪育ち。立命館大学を卒業後、新卒でヤフー(株)に入社。
1年後に中山(代表取締役)と共に(株)セルバを起業。

見た目は営業、実態は「利益を出すこと」に徹底的にこだわるグロースハッカー。
費用を掛けず、いかにサイトの成果を上げられるのか、日々研究&実践している。

プライベートの趣味は旅行・バスケ・映画鑑賞。 二児のパパ。

セルバではWEBシステム開発からスマートフォンアプリ開発、デザイン、企画/マーケティングまでいかにコストを掛けず、成果を高めるのか研究し実践しています。企業、店舗のWEBシステム/アプリ開発のお手伝いさせていただいておりますので「WEBシステムの開発」「アプリ開発を依頼したい」「既存サイトのアプリ化」「サイト/アプリからの集客を増やしたい」など新規開発やリニューアルにご興味のある方は、ご相談だけでも構いませんのでお気軽にお問い合わせください。

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