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2018年1月15日

依頼するその前に!WEBシステム開発のための要件定義・確認事項

事業の拡大や効率化の必要から「WEB制作会社に自社サイトのシステム開発を依頼したい」と考える方も多いのではないでしょうか。しかしながら、初めてだと何をどのように頼んでよいか分からないことも多いですね。そこで今回は、WEBシステム開発を依頼するにあたって重要な要件定義と確認事項について解説したいと思います。

用語解説

WEBシステム開発

WEBシステム開発とは、特定の機能を持ったプログロラムを実行する仕組みを作ることを指します。公開を前提としたWEBシステム開発には、サイトに訪れたユーザーに対して、商品の購入や予約受付といったサービスを提供することが挙げられます。また、自社内においてのみ機能させる例としては、顧客情報の管理などが考えられます。

とくに一般に公開されるWEBシステムについては、WEBサーバ、データベースサーバ、クライアント(PCやスマホといった端末及び搭載されているOS)で構成されるため、開発においてはこれらを連動させ、かつ不特定多数のユーザーが同時に利用できるようにする必要があります。

要件定義

要件定義とは、「WEBシステムを開発する目的」「そのシステムによってどのような機能を達成したいか」などをまとめたものです。“要件”の意味には「必要な条件」しかありませんが、要件定義にはそこに目的が加えられているのが特徴です。要件定義をまとめた書類が「要件定義書」です。要件定義書は打ち合わせを経てWEB制作会社から発注者に提示されます。

要件定義の重要性

WEBシステムの開発を発注する目的やそのシステムで達成したい機能、さらに稼働後のメンテナンスまで、どこかに曖昧な箇所があると、そのたびに打ち合わせやシステムの修正が必要になり、結果的に時間のロスを招くことになります。またこういったときはコストも相応に増額する場合がほとんどです。WEBシステム開発における要件定義の重要性は、こういった不必要な時間とコストの浪費を抑える点にあると言って良いでしょう。

加えて、要件定義には意思疎通や情報の共有といった役割もあります。発注者・受注者それぞれが明快だと考えていることでも、その内容に相違があっては意味をなしません。こういった行き違いをなくすためにも、要件定義は口頭ではなく、必ず要件定義書として誰が見ても同じ内容が確認できる状態にしておくことが大切です。

要件定義の手順

「要件定義書」は、受注者であるWEB制作会社が作成しますが、要件定義を行うための情報は発注者が用意する必要があります。ここで要件定義が確定するまでの手順をみてみましょう。

1.目的を明確にする

WEBシステム開発を発注する前に、要件定義の手順としてまず行っておきたいのは、それによってどのような機能を達成する必要があるかという目的の明確化です。前述のとおり、目的が曖昧な状態で開発をスタートさせても無闇に時間とコストばかりがかかってしまい、結局有効利用できないWEBシステムになってしまう危険性があります。

ここで注意しておきたいのは、設定した目的に対して、より根本的な目的となる要素があるかないかを検証することです。たとえば自社が経営するホテルにWEB予約システムを導入するという目的を設定したとして、それより上位に、客室の稼働率を上げるという目的が存在する場合がこれにあたります。

このとき予約システムの開発だけで良いか、客室の稼働率向上のために全般的なシステム開発が必要かによって要件も大きく異なってきます。本来ならば、より上位の目的にフォーカスすべきですが、すでに他の部分ではシステムが構築されていたり、時間や予算の制限があったりと様々な状況があるため、それらを総合的に勘案して判断することが重要になります。

目的を明確にするプロセスでもうひとつ大切なのは、会議に関係部署の担当者が必ず出席することです。後になって齟齬を生じさせないためにも、スケジュールを調整して欠席者が出ないようにしてください。加えて、当該プロジェクトのリーダーを決めておくと以後の業務の進行がスムーズになります。

2.要望を抽出する

目的が決まったら次は要望を抽出する作業を行います。前項で例にした予約システムであれば、PCとスマホどちらからも予約できるようにするかや、多言語対応の有無といった機能面に加えて、予約フォームの各項目やデザインに至るまで、要望を細かく列挙することで発注するWEBシステムの具体的なイメージが思い描けるようになります。稼働までのスケジュールについてもこの段階で考えておきましょう。

要望を抽出していくと、どれくらいまでアクセスが集中しても大丈夫なのかや自動化できる範囲など、WEBシステムに詳しくないと分からない部分が出て来る場合がありますが、これらはそのままにせず、確認事項として要望に書き添えてください。また要望をすべて抽出した後に優先度を付けておくと、後々取捨選択が必要になった際に判断を迅速に行うことができます。

3.提案依頼書を作成する

提案依頼書(RFP/Request For Proposal)は、WEBシステム開発の目的と要望に加えて、システムの構築方法・運用の仕方・開発チームの担当者や人数・納期の目安といった、WEB制作会社から提案してもらいたい内容を記載した書類です。要件定義書と混同されることがありますが、こちらは発注者が作成します。

提案依頼書を作成することで、より正確な見積もりがとれ、WEB制作会社を選定しやすくなるのがメリットです。他に、初めてWEBシステムを発注するのであれば、予算感が把握できるというメリットもあります。

4.WEB制作会社を選定する

発注先の選定においては、依頼するWEBシステムについて開発実績のあるところのほうが安心できるのではないでしょうか。このとき手がけたシステムの規模も含めて検討すると自社とフィットする可能性がアップします。最終的に3~5社くらいに絞ることを目安にして探すと良いでしょう。

見積もりは、前項で作成した提案依頼書をWEB制作会社に送り、それに即して項目ごとに提示してもらうと比較しやすくなります。総額だけでなく、初期費用と運用費用の両方をよく確認してください。また、提案依頼書の内容が見積もりにきちんと反映されているかも見ておくことが重要です。

5.要件定義書を精査する

発注するWEB制作会社が決まったら担当者を交えてミーティングを行います。ここで注意したいのは、自社内で誰がミーティングに参加するかを決めておくことです。あまり人数が多すぎても散漫になってしまうので、規模にもよりますが、プロジェクトリーダー以外にもう1人いれば十分ではないでしょうか。

ミーティングを終えたらWEB制作会社に要件定義書の作成を依頼しましょう。提出された要件定義書は、目的や要望についてきちんと記載されているか確認してください。システムの構築方法やセキュリティ対策については専門的で分かりづらいことが多いですが、用例を挙げてもらうと比較的理解しやすくなります。要件定義書は自社内での情報共有にも使用するので、必要であればこういった場合の追加情報も加筆してもらってください。

要件定義後に行うべき確認事項

要件定義後にいよいよプロジェクトが始動します。ここではプロジェクト進行上ポイントとなる3つの確認事項をまとめました。よりスムーズなWEBシステム開発のためにも覚えておくとことをおすすめします。

方向性

システムの目的や機能といった開発の方向性を共有するために、プロジェクト始動時に関係者が集合してキックオフミーティングを実施しましょう。ここで確認されたことはシステム開発の軸になりますから、進行上問題が出たときに立ち返るポイントにもなります。

進捗

納期に送れないよう、プロジェクトがスケジュールどおり進行しているか確認するのはもちろんですが、突発的なトラブルによって予定していた機能の実装を諦めなければならない場合も考えられます。WEB制作会社に担当者がいる場合でも、プロジェクトリーダーは独自に進捗管理をしたほうが良いでしょう。

機能

プロジェクトの各段階、そして完了時には必ずテストを実施して、希望通りの機能が実現されているか確認してください。ユーザーが行う操作や内部処理と同時に、セキュリティについてのチェックもお忘れなく。また、テスト終了後すぐに公開するのではなく、少なくとも数日間は仮稼働させてみたほうが安心です。

まとめ

今回はWEBシステムの開発を依頼する際に覚えておきたい要件定義や確認事項について解説しました。どういった機能が必要かを明確に提示し、またどのような機能が欲しいかを分かりやすく伝えることで、WEB制作会社とのコミュニケーションが円滑になり、スムーズな業務の進行と費用の抑制効果があることがお分かりいただけたと思います。自社の業績向上のためにも、ぜひ的確な要件定義を行えるようにしてください。

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この記事を書いた人

投稿者
中山 健

株式会社セルバ代表取締役。学生時代にアルバイトでWEB製作会社に入りプログラムを覚える。大学卒業後SIerにて金融システムの開発に携わった後、再びWEB業界へ。

WEB系のプログラム言語とサーバー構築、さらにはCOBOLも出来ます!最近ではシステム開発だけでなく、SEOやマネタイズなどのグロースハックや企画を担当する事が多いです。

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