大きな組織になるほど、社内で使用する会議室の予約管理も煩雑になりがちです。
今回は、セルバが手がけた『パナソニックグループ様の会議室予約管理システム』の開発事例をご紹介します。
パナソニックグループ様の会議室予約管理システムを開発
具体的にはどんなシステム？
――具体的にはどんなシステムですか？
開発者N グループの社員の方だけが使えるシステムで、グループ全体で会議室やフリーアドレス席をスムーズに予約できます。
後ほど詳しくお話しますが、大きな組織であることから予約の重複や連絡漏れが発生していたため、それを解消するために導入されました。
セルバとは10年以上のお付き合い
――セルバとはどのくらいのお付き合いになりますか？
開発者N 創業から10年くらいの頃からのお付き合いなので、2025年時点で10年以上になりますね。
現在も保守や機能追加の依頼をいただけているので、ありがたいことです。
開発期間
――開発期間はどのくらいかかりましたか？
開発者N 開発期間は6ヶ月程です。
開発期間については、システムの規模だけでなくご予算や開発リソース、お客様の目的によっても変わりますので、お急ぎの場合でもお気軽にご相談いただければと考えています。
予約管理システムの導入・開発についての相談を受け付けています。▶詳しくはこちら
本プロジェクトが始動した理由
予約管理システム導入前の課題
――導入前はどんな課題がありましたか？
開発者N 導入前は、会議室の予約管理を専任の担当者様が手作業で行っておられたため、利用希望者とのやり取りに多くの工数がかかっていました。
「どの会議室が空いているのかを確認 → 担当者に連絡 → スケジュールを調整 → 登録」という流れをすべて人の手で行っていたため、予約の重複や連絡漏れも発生していました。
特に社内の会議が多い部門では、予約担当者の負担が大きく、会議室を取るまでに時間がかかるという課題が顕著だったため、この非効率を解消するために「誰でも簡単にリアルタイムで予約できる仕組み」が求められていました。
どんな機能を開発したか
――どんな機能を備えているのですか？
開発者N Azureと連携しており、シングルサインオン（SSO）でのログインが可能です。Outlookカレンダーとも自動連携しているため、予約と同時に社内スケジュールへ反映され、出席者への出欠確認メールの送信までを自動で行います。
また、会議室の入口にディスプレイを設置されているのですが、「次の予約までの時間」や「現在の利用状況」がリアルタイムで表示されるので、誰でも一目で空き状況を把握できるようになり、無駄な会議室探しの時間が削減できます。
セルバを選んでいただけた理由
――数ある制作会社・開発会社の中から、なぜセルバを選んでいただけたのですか？
開発者N 以前にパナソニック様から社内ポータルサイトの構築を依頼いただいており、その際の提案力と開発品質を高く評価いただいていました。
本プロジェクトは、そのときのご担当者様から「会議室予約の仕組みについても相談に乗ってもらえないか」とお声掛けいただいたことがきっかけです。
既存のポータル環境やAzure連携の知見を活かし、同一アカウントでのシングルサインオンやOutlook連携など、社内インフラと自然に統合できる提案を行った点が評価され、システム開発パートナーとして選定いただきました。
会議室予約管理システムを導入してどうなった？
売上・コストの変化
――予約管理システムの導入後、売上やコストはどのように変化しましたか？
開発者N 会議室の予約・管理を担当者様が手作業で行っておられたため、予約のためのやり取りや二重予約の防止などに多くの工数が割かれていましたが、導入後は社員の方全員が空き状況を確認して即時予約できるようになったことで、担当者様によるスケジュール管理が不要になり、会議準備のスピードが向上し、運用コストも大幅に削減されました。
社内からは「予約が楽になった」「時間のムダが減った」といった声も多く、現場の生産性向上と業務効率化に直結する成果を上げています。
なぜ“現場の課題を解決するシステム”になれたのか
――現場の課題を解決し、長らく利用されているシステムになれたのはなぜだと思いますか？
開発者N 弊社の提案を高く評価いただきましたが、プロジェクトの成功には発注者様の本当の目的をいかに汲み取れるかも重要なので、現場をよく理解されている担当者様からお話を伺って要件定義ができたことは大きいと思います。
導入前は主にメールでの調整に時間を要していましたが、会議室予約に伴う一連の流れをすべてシステム内で完結できるようにしたほか、誰でも直感的に操作できるUI設計と自動通知・同期機能により、利用者全員の手間を最小限に抑えることができました。
現在も改善・拡張などの開発は継続中
――現在も開発は続いているのですか？
開発者N はい。導入後も現場からのフィードバックをもとに、改善・機能拡張を続けています。
最近ではスマートフォンからの予約操作やQRコードチェックインなど、より利便性を高める新機能の開発も進めています。
予約管理システムの導入を検討されているお客様へ
――最後に、「予約管理システムの導入を検討されているお客様へのアドバイス」をお願いします。
開発者N 本システムは、会議室だけでなく図書館・コワーキングスペース・学内施設など、「場所を共有するあらゆるシーン」で活用可能です。
利用者様の負担を軽減し、施設運営の効率化を実現する仕組みとして、「誰でも簡単に使える予約システム」を目指して今後も改善を続けてまいりますので、予約管理システムの導入を検討されているならぜひご相談ください。
予約管理システムの導入・開発についての相談を受け付けています。▶詳しくはこちら
まとめ
セルバはこれまで多くのクライアントと長年にわたり継続的なお付き合いをさせていただいており、予約管理システムの安定した開発・運用サポートを提供しています。
予約管理システムの導入を考える企業様にとって、私たちの経験がきっとお役に立てるはずです。
お気軽にご相談ください。
