RFI・RFPとは？違い・メリット・書き方を解説

DXやデジタル化を推進するにあたって、外部の企業（ベンダー）へ依頼するケースは少なくありません。

しかし、多くのベンダーから依頼先を選ぶのは簡単ではなく、「何を基準に比較すればよいのか分からない」と悩む企業も多いでしょう。

そんなときに役立つのが、RFI（Request For Information）とRFP（Request For Proposal）です。

本記事では、RFIとRFPの違いやそれぞれの作成方法など、ベンダー選定に役立つトピックをご紹介します。

RFI・RFPの違い

RFIとRFPは、どちらもベンダー選定を行う際に役立つ文書ですが、目的や活用するタイミングが異なります。

RFIとは？

RFIは「Request for Information」の略称で、日本語では情報提供依頼書と呼ばれます。

RFIは、企業や官公庁などがシステム導入や業務委託を検討する際に、製品や技術に関する情報を収集するために作成・提出する書類です。

ホームページなどには掲載されていない情報も含め、ベンダーに関する情報を幅広く収集することを目的としています。

RFPとは？

RFPは「Request for Proposal」の略称で、日本語では提案依頼書と呼ばれます。

RFPは、システム導入や業務委託などを計画している企業や官公庁が、ベンダーに対して具体的な提案を依頼するための書類です。

ベンダーに関する情報収集を目的とするRFIとは異なり、RFPでは企業側の課題や実現したいことがある程度明確になっており、提案範囲や要件、制約条件などが記載されます。

ベンダーはRFPへの回答として、課題に対する具体的な解決策や見積金額、スケジュールなどを提示します。

---

ベンダー選定を行う際は、まずRFIで情報収集を行い、その結果をもとにRFPを作成し、再度ベンダーに提案依頼を行うという流れが一般的です。

RFIとRFPの必要性｜活用するメリット

情報収集と提案

RFIとRFPを活用する最大のメリットが、情報収集と提案を受けられることです。

RFIでは、ホームページだけでは分からない具体的な情報を収集でき、ベンダーの特徴や強み、自社との相性を見極めやすくなります。
また、RFPを通じてベンダーからの提案を依頼することで、自社だけでは思いつかなかった解決策や進め方を知ることもできます。

RFIで情報を集め、RFPで具体的な提案を受けることで、単にベンダーを比較するだけでなく、自社の課題に対してどのような方法が最適なのかを検討することができます。

RFIによるスクリーニング

RFIを活用することで、ベンダーのスクリーニングを行うことができます。

複数の企業から情報を収集することで、それぞれの得意分野や対応範囲、実績などを把握でき、大まかに候補を絞り込むことができます。

もちろん、最初からベンダーにRFPを送ることも可能です。
しかし、すべてのベンダーから提出された提案書に目を通し、比較・検討するのは大きな負担になります。

そのため、まずはRFIを活用して情報収集とスクリーニングを行い、その後にRFPを作成して提案依頼を行うことで、効率的にベンダー選定を進められます。

トラブル防止

RFIやRFPを作成することで、要件や選定理由を文書として残すことができ、トラブルの防止につながります。

プロジェクトでは、認識のずれや想定外の対応、要件の解釈違いなどによって、さまざまなトラブルが発生する可能性があります。
RFIなどの書類を事前に作成しておくことで、発注側・ベンダー・社内関係者の認識をそろえやすくなり、リスクを最小限に抑えられます。

また、ベンダー選定の選定基準や判断プロセスを明確にすることができ、選定に関するトラブル防止にもつながります。

RFIの書き方｜作成方法

RFIはベンダー企業を知るための手段であり、依頼内容やシステム要件について詳細に記載する必要はありません。
細かく記載しすぎると、ベンダー側の回答負担が大きくなるだけでなく、受領後に確認する情報量も増えてしまい、選定に時間がかかる可能性があります。

RFIには以下のような内容を記載しベンダーから情報を引き出します

• プロジェクトの目的・背景
• 現状と課題
• 会社概要
• 提供製品・サービス
• 導入実績　　など

また、RFIをテンプレート化しておくことも重要です。
質問事項を統一しておくことで、各ベンダーからの回答を比較しやすくなり、RFIの送付作業もスムーズに進められます。
ただし、やみくもにベンダーへ送付するのではなく、公開情報をもとに下調べを行い、候補をある程度絞ったうえでRFIを送ることが大切です。
多くの企業からRFIの回答を受け取ると、内容の読み込み・整理・比較するだけでも大きな負担になります。

なお、RFI送付前の段階で特定のベンダーに接触してしまうと、ベンダー選定の公平性に支障をきたすため、選定プロセスの透明性を保つために公開情報からの下調べを行いましょう。

RFPの書き方｜作成方法

RFPは、ベンダーに対して具体的な提案を求める書類であるため、プロジェクトの目的や課題、システムの機能や条件などを詳細に記載することが重要です。

RFPには、以下のような内容を記載し、ベンダーに対して具体的な提案を依頼します。

• プロジェクトの目的・背景
• 現状と課題
• 必要な機能や要件
• 予算やスケジュールなどの制約
• 契約内容　　など

RFPは具体的な提案を求める書類であるため、内容が曖昧なまま送付してしまうと、ベンダーごとに前提や解釈がばらつき、比較が難しくなるおそれがあります。
RFPを作成する際は、自社の課題や要件、優先順位を整理したうえで、必要な範囲を明確に示すことが大切です。

なお、提案依頼を出すベンダーが多すぎると、提案書の確認や比較、社内調整に大きな負担がかかります。

効率的かつ適切に選定を進めるために、RFIなどを通じて候補を絞り込んだうえで、RFPを送付するのが一般的です。

まとめ

RFIとRFPは、ベンダーや解決策を選定する際に役立つ重要な書類です。

RFIでは、公開情報だけでは分からない情報を収集し、候補の絞り込みを行います。
一方、RFPでは、自社の現状や課題、必要な機能や条件を具体的に記載し、ベンダーからの提案を受け、最適なベンダーと解決策を検討していきます。

ただし、いくつか注意すべき点もあります。
RFIやRFPを多くの企業に送付すると、回答や提案の確認に多くの時間がかかってしまいます。
また、依頼内容の書き方が曖昧なままだと、ベンダーごとに解釈が分かれ、比較しにくい回答や提案が集まるおそれがあります。

送付前に候補をある程度絞り込んでおくことや、目的や要件を整理したうえで作成することが大切です。
RFIとRFPを活用し、最適なベンダーと解決策を見つけ出しましょう。